10 Okt Auditor Internal: Ini Tugas dan Tanggung Jawabnya

Seiring dengan perkembangan dunia bisnis yang semakin kompleks, proses audit internal menjadi semakin penting. Untuk melaksanakan tugas tersebut, dibutuhkan seorang auditor internal yang bertugas memeriksa dan mengevaluasi operasional suatu perusahaan.

Namun, menjadi seorang auditor untuk internal perusahaan sebenarnya bukan hal yang mudah. Oleh karena itu, ketahui apa saja tugas dan tanggung jawab dari profesi ini sebagai gambaran sebelum melakukan audit.

Sekilas Tentang Audit Internal dan Prosesnya

Sebelum membahas terkait profesi auditor internal, pertama-tama mari pahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan audit mutu internal. Sesuai namanya, audit internal yang juga dikenal sebagai first-party audit, dilakukan oleh pihak internal perusahaan.

Ini adalah salah satu komponen penting dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2015, yang diatur dalam klausul 9.2 (Audit Internal). Selama ini, banyak orang yang salah mengasosiasikan audit internal sebagai proses pemeriksaan keuangan, padahal makna sebenarnya lebih luas dari itu.

Sebab menurut ISO 9000:2015, audit adalah serangkaian kegiatan sistematis yang independen dan dilakukan secara terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit (audit evidence). Hasilnya kemudian dievaluasi secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria auditnya terpenuhi.

Saat menjalankan audit mutu internal, fokusnya adalah pada pemeriksaan terhadap kebijakan, prosedur, atau persyaratan yang menjadi panduan perusahaan. Adapun proses atau tata cara melaksanakannya adalah sebagai berikut:

1. Pembentukan Tim Audit: Organisasi membentuk tim auditor internal dengan anggota setingkat kepala bagian atau manajer ke atas untuk menjamin kelancaran pelaksanaannya.
2. Penyusunan Program Audit: Tim auditor membuat program audit yang mencakup satu atau lebih tindakan audit yang direncanakan dalam kerangka waktu tertentu dengan sasaran tertentu.
3. Pembuatan Rencana Audit: Menjelang waktu pelaksanaan, tim auditor membuat rencana audit yang mencakup jadwal dan ruang lingkupnya, lalu didistribusikan ke semua bagian yang akan diaudit.
4. Menyusun Checklist: Tim auditor menyusun audit checklist yang berisi poin-poin penting untuk ditanyakan kepada auditee. Pada tahap ini mereka harus memastikan kesesuaian poin-poinnya dengan persyaratan di ISO 9001:2015.
5. Pengumpulan Temuan: Setelah audit, tim auditor mengumpulkan temuan berdasarkan bukti objektif dan menyusunnya dalam laporan audit internal.
6. Tindak Lanjut: Tahap terakhir, temuan dalam laporan tersebut harus ditindaklanjuti oleh bagian terkait dan diverifikasi oleh tim auditor untuk memastikan adanya evaluasi dan perbaikan sampai tuntas.

Mengenal Profesi Auditor Internal

Lalu, sebenarnya siapa yang dimaksud sebagai internal auditor? Pada dasarnya, mereka adalah karyawan perusahaan yang bertugas untuk melakukan evaluasi independen dan objektif terhadap seluruh proses operasional dalam perusahaan.

Bila dianalogikan, mereka berfungsi sebagai mata dan telinga bagi para pimpinan senior dan dewan direksi perusahaan. Peran auditor internal ini tidak terbatas pada audit keuangan saja, tetapi juga mencakup berbagai jenis audit lainnya, seperti:

• Audit Teknologi Informasi: Untuk menilai sistem informasi dan memastikannya beroperasi dengan aman serta melindungi data sensitif.
• Audit Operasional: Untuk mengevaluasi apakah pengendalian internal berjalan dengan baik dan apakah prosedur operasional dilakukan secara efisien.
• Audit Kinerja: Untuk mengevaluasi kinerja aktual perusahaan dan membandingkannya dengan tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Auditor Internal

Saat melaksanakan tugas audit internal, seorang auditor di suatu perusahaan memiliki sejumlah tugas dan tanggung jawab yang penting. Berikut ini adalah hal-hal yang harus mereka lakukan:

1. Mengumpulkan Informasi Awal Tentang Auditee

Tugas pertama seorang internal auditor adalah mengumpulkan informasi awal yang berhubungan dengan auditee. Auditee sendiri mengacu pada bagian atau unit dalam perusahaan yang akan diaudit atau diperiksa.

Hal ini termasuk memahami prosedur kerja, struktur organisasi, hirarki jabatan, dan laporan kegiatan operasional harian. Mengumpulkan informasi awal ini penting untuk memahami konteks terkait bagaimana dan di mana kegiatan audit akan dilakukan.

Jadi, seorang auditor internal perlu memiliki pemahaman yang mendalam tentang bagaimana auditee beroperasi sehari-hari. Selain itu, auditor juga perlu mendapatkan pemahaman tentang tujuan dan sasaran auditee, serta tantangan atau risiko yang mungkin mereka hadapi dalam menjalankan operasinya.

Informasi awal ini akan membantu internal auditor dalam merancang audit program yang sesuai dan dalam menentukan area-area mana yang perlu diberi perhatian khusus selama proses audit.

2. Meninjau Dokumen dan Persyaratan Lain Terkait Auditee

Langkah berikutnya adalah meninjau semua dokumen dan persyaratan yang berhubungan dengan auditee. Ini termasuk dokumen-dokumen seperti kebijakan perusahaan, prosedur operasional standar, panduan, dan dokumen terkait lainnya.

Jadi, seorang auditor perlu memahami persyaratan dan standar yang harus dipatuhi oleh auditee dalam menjalankan operasinya. Meninjau dokumen dan persyaratan ini juga membantu auditor dalam mengidentifikasi parameter-parameter yang akan digunakan dalam proses audit.

Jadi, auditor perlu memastikan bahwa auditee telah mematuhi berbagai persyaratan tersebut dan memastikan bahwa prosedur-prosedur yang dijalankan sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Merancang Program Audit dan Membuat Jadwal Tahunannya

Setelah memiliki pemahaman yang kuat tentang auditee dan persyaratan yang berlaku, selanjutnya, seorang auditor internal memiliki tugas dan tanggung jawab untuk merancang program audit yang mencakup rencana audit yang mendetail.

Program audit ini mencakup langkah-langkah yang akan diambil selama proses audit, termasuk jenis audit yang akan dilakukan, ruang lingkup audit, serta metodologi yang akan digunakan.

Selain itu, auditor juga perlu membuat jadwal tahunan audit yang rinci. Jadwal ini akan mengatur kapan audit akan dilaksanakan, sehingga semua pihak terkait dapat mempersiapkan diri dengan baik. Jadwal tahunan ini juga akan memastikan bahwa semua area yang harus diaudit tercakup dalam program pemeriksaan tahunan.

4. Membuat Audit Checklist

Audit checklist adalah daftar pertanyaan dan poin-poin penting yang akan diajukan kepada auditee selama proses audit. Membuat audit checklist adalah tugas yang penting karena checklist ini akan memandu auditor selama proses audit dilakukan.

Checklist tersebut biasanya disusun berdasarkan persyaratan dan standar yang berlaku. Jadi, auditor internal perusahaan perlu memastikan bahwa semua aspek yang harus diperiksa telah dimasukkan ke dalam checklist.

Hal ini penting untuk diperhatikan dan diterapkan, sebab checklist tersebut juga akan digunakan untuk memverifikasi apakah auditee telah mematuhi persyaratan yang berlaku atau tidak.

5. Mengecek Seluruh Sistem di Perusahaan

Saat proses audit berlangsung, auditor harus melakukan pemeriksaan menyeluruh terhadap semua sistem yang ada dalam auditee. Ini mencakup pengamatan langsung terhadap proses kerja, interaksi antar unit atau departemen, dan pemantauan terhadap bagaimana mereka menjalankan operasinya sehari-hari.

Selain itu, seorang auditor internal juga harus memeriksa kondisi lingkungan kerja, termasuk kondisi fisik tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Auditor perlu memastikan bahwa semua sistem berjalan sesuai dengan standar yang berlaku.

Penting pula untuk memastikan bahwa tidak terdapat pelanggaran atau ketidaksesuaian yang signifikan. Contohnya seperti proses kerja yang tidak sesuai SOP, lingkungan kerja yang tidak ergonomis, dan lain sebagainya.

6. Mengumpulkan Informasi dan Melakukan Analisis Bukti yang Relevan

Selama proses audit, auditor juga perlu mengumpulkan informasi yang relevan untuk mendukung temuan mereka. Informasi ini dapat berupa dokumen, catatan, wawancara dengan karyawan, ataupun bentuk bukti-bukti lainnya.

Namun, penting untuk diingat bahwa semua temuan audit tersebut harus didasarkan pada bukti yang obyektif. Setelah mengumpulkan informasi, maka auditor akan melakukan analisis bukti yang relevan.

Mereka akan mengevaluasi apakah auditee telah mematuhi persyaratan yang berlaku dan apakah prosedur-prosedur yang dijalankan telah efektif atau belum. Itu sebabnya, proses analisis ini merupakan langkah penting dalam menentukan hasil auditnya.

7. Membuat Laporan tentang Hasil Temuan

Setelah seluruh proses audit selesai, auditor internal harus membuat laporan yang berisi semua temuan yang ditemukan selama proses pemeriksaan. Laporan audit ini harus disusun dengan jelas dan lengkap. Yaitu mencakup deskripsi tentang temuan, bukti-bukti yang mendukung, serta rekomendasi perbaikan jika diperlukan.

Laporan audit tersebut juga harus disusun dengan bahasa yang mudah dipahami oleh semua pihak yang akan membacanya. Pasalnya, laporan ini akan menjadi dasar untuk tindak lanjut dari auditee maupun pihak manajemen perusahaan.

8. Melakukan Pemantauan

Setelah auditee menerima laporan audit dan melakukan tindak lanjut terhadap temuan yang ada, tugas auditor belum selesai. Langkah terakhir, seorang internal auditor perlu memantau kemajuan dari hasil tindak lanjut tersebut.

Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua masalah telah diselesaikan sesuai dengan deadline atau tenggat waktu yang telah ditetapkan. Auditor juga perlu memastikan bahwa perbaikan yang diimplementasikan sesuai dengan rekomendasi yang telah diajukan dalam laporan audit.

Meskipun merupakan tahap akhir, namun pemantauan ini penting untuk memastikan bahwa proses perbaikan berjalan dengan baik dan bahwa masalah-masalah yang ditemukan selama audit tidak akan terulang lagi.

Kualitas yang Diharapkan dari Seorang Auditor Internal

Berdasarkan rincian tugas dan tanggung jawab di atas, jelas bahwa seorang internal auditor memegang peran krusial dalam menilai kinerja dan operasional suatu perusahaan. Namun untuk menjalankan tugasnya dengan efektif, ada sejumlah harapan dan kualitas yang harus mereka miliki, di antaranya yaitu:

1. Independensi (Tidak Memihak)

Independensi adalah prinsip inti dalam proses audit internal untuk memastikan bahwa auditor dapat melakukan evaluasi yang objektif. Jadi, seorang auditor harus dapat menjalankan tugas mereka tanpa tekanan atau pengaruh dari pihak yang diaudit.

2. Teliti dan Cermat

Auditor internal harus memiliki tingkat kecermatan yang tinggi, sebab detail dan akurasi sangat penting dalam mencatat temuan. Jadi, mereka harus teliti dan cermat dalam melakukan pengamatan visual, mendengarkan laporan, dan menilai informasi yang diberikan.

3. Kemampuan Analisis

Selanjutnya, seorang auditor juga memerlukan  kemampuan analisis yang kuat. Mereka harus mampu menganalisis informasi yang kompleks, mengidentifikasi masalah, dan menyusun rekomendasi perbaikan.

4. Kemampuan Komunikasi

Kemampuan komunikasi yang baik akan memfasilitasi pemahaman yang lebih baik antara auditor dan auditee. Sebab, mereka perlu menyampaikan temuan atau permasalahan yang ditemukan dengan baik dan komunikatif.

5. Pengetahuan tentang proses Audit

Selanjutnya, seorang auditor diharapkan memiliki pengetahuan yang cukup tentang audit, termasuk metodologi, standar, dan persyaratan yang berlaku. Ini penting agar mereka bisa memahami konteks audit dan menjalankan tugasnya dengan kompeten.

6. Objektivitas

Seorang internal auditor harus bersikap objektif dalam menilai informasi yang mereka temukan. Mereka tidak boleh terpengaruh oleh pendapat pribadi, apalagi bersifat bias dalam membuat penilaian.

7. Integritas

Berintegritas artinya mereka harus dapat dipercaya dan jujur dalam menjalankan tugas pemeriksaan dan evaluasi. Hal ini penting karena integritas menciptakan dasar kepercayaan yang diperlukan dalam audit internal.

Selain membutuhkan proses pemeriksaan dari auditor internal, setiap perusahaan juga perlu melakukan audit eksternal dari lembaga tersertifikasi untuk memastikan hasil auditnya lebih kredibel. Sebagai solusi, Anda bisa menghubungi Mutu International sebagai lembaga audit, verifikasi, dan sertifikasi terpercaya untuk berbagai bidang industri.

PT Mutuagung Lestari Tbk atau Mutu International merupakan perusahaan yang telah berdiri sejak tahun 1990. Kami melayani berbagai jasa pengujian, inspeksi, dan sertifikasi untuk berbagai macam industri. Tim ahli kami yang didukung oleh pengalaman selama lebih dari 30 tahun, bekerja untuk mengidentifikasi masalah dan menyarankan solusi yang sesuai, guna meningkatkan kinerja perusahaan Anda secara efektif dan efisien.

MUTU menyediakan jasa sertifikasi untuk berbagai sektor, yaitu sektor Pertanian (Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO), Indonesian Sustainable Palm Oil (ISPO), dan lain-lain, Industri Jasa Publik (sistem manajemen mutu, sistem manajemen lingkungan, sistem manajemen keamanan informasi, dan lain-lain), Pangan (Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP)), sistem manajemen keamanan pangan, pangan organic, dan lain-lain), Ekonomi Hijau (sertifikasi gas rumah kaca, ISCC, dan lain-lain), Kehutanan (Forest Stewardship Council (FSC)), pengelolaan hutan produksi lestari, dan lain-lain) dan Produk Kehutanan (Ekolabel, Japanese Agricultural Standard (JAS), dan lain-lain).

Sejak berdirinya bergerak dibidang sertifikasi kehutanan dan industri yang telah memperoleh akreditasi dari Komite Akreditasi Nasional (KAN), Badan Standarisasi Nasional (BSN), Lembaga Ekolabel Indonesia (LEI), dan lembaga akreditasi mancanegara lainnya.Untuk melakukan pengurusan sertifikasi ISPO, Anda bisa menghubungi MUTU International.

Silahkan hubungi MUTU International melalui E-Mail: [email protected], Telepon: (62-21) 8740202 atau kolom Chat box yang tersedia. Hubungi MUTU International sekarang juga. Follow juga seluruh akun sosial media MUTU International di Instagram, Facebook, Linkedin, Tiktok, Twitter , Youtube dan Podcast #AyoMelekMUTU untuk update informasi menarik lainnya.