05 Jun Mengenal Sertifikasi ISO 9001 Manajemen Mutu, Apa Persyaratannya?

Sertifikasi ISO 9001 penting dimiliki oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia. Tidak hanya perusahaan yang berfokus pada hasil produksi barang saja, tapi juga pada perusahaan jasa. Begitu pula dengan skala perusahaan, tidak hanya perusahaan besar, perusahaan kecil atau menengah pun membutuhkan sertifikasi ini. 

Apalagi jika Anda menginginkan perusahaan yang konsisten dalam menghasilkan produk dan jasa sesuai dengan kebutuhan konsumen. ISO 9001 ini berfokus pada kepuasan pelanggan dan selalu berusaha untuk menjaga jaminan mutu perusahaan. 

Di sini akan kami bahas mengenai apa itu ISO 9001 dan bagaimana caranya agar perusahaan Anda bisa mendapatkan sertifikasi ini.

Mengenal Apa itu ISO

ISO (International Organization for Standardization adalah organisasi internasional non-pemerintah independen dengan keanggotaan 170 negara di seluruh dunia. Dengan dukungan perwakilan 170 negara ini, ISO menjadi wadah yang mengatur standarisasi perdagangan dan perusahaan internasional. 

Standar-standar yang dibuat sudah memenuhi syarat-syarat relevansi dengan pasar internasional. Sehingga hal itu membuat ISO menjadi organisasi non-pemerintah yang banyak diadopsi aturannya di negara para anggotanya.

Salah satunya tentu saja Indonesia. Sebagai salah satu anggota dewan ISO, Indonesia menunjukkan keseriusannya dengan membentuk Badan Standarisasi Nasional atau BSN. Lembaga ini yang kemudian mengadopsi standarisasi yang dibuat ISO agar lebih sesuai dengan pasar nasional dan kebutuhan perusahaan di Indonesia.

Baca juga: Tujuan ISO 9001, yang Sering Orang Keliru

Apa itu Sertifikasi ISO 9001?

ISO 9001 sebagai salah satu standarisasi internasional adalah menetapkan kriteria untuk Sistem Manajemen Mutu. Standarisasi ini dapat digunakan oleh perusahaan mana pun, baik skala besar atau kecil, terlepas dari bidang aktivitasnya. 

ISO 9001 bisa diterapkan pada berbagai sektor industri. Tidak hanya yang berfokus pada produk sebagai output saja, melainkan juga pada sektor jasa atau pelayanan. ISO 9001 ini orientasinya pada proses yang prakteknya membutuhkan penerapan PDCA atau Plan, Do, Check and Act.

Dibentuknya Sistem Manajemen Mutu di perusahaan adalah sebagai upaya untuk mengontrol dan mengawasi segala kegiatan yang ada di perusahaan. Dengan begitu, perusahan dapat menghasilkan produk atau jasa yang sesuai dengan target dan memuaskan konsumen.

Syarat untuk Mendapatkan Sertifikasi ISO 9001, Ikuti 19 Langkah Ini!

Banyak perusahaan yang masih awam mengenai ISO 9001, sehingga tidak ada salahnya jika perusahaan bekerja sama dengan lembaga pelatihan dan sertifikasi. Hal itu bertujuan agar perusahaan bisa lebih mudah dalam mencapai sertifikasi. 

Berikut ini langkah-langkah yang bisa Anda lakukan untuk perusahaan yang sedang mengusahakan sertifikasi ISO 9001:

1. Pimpinan perusahaan dari kalangan top manajemen harus sudah bulat memutuskan untuk mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
2. Perusahaan harus bisa menyediakan sumber daya yang berkapasitas dalam melakukan penerapan keputusan di atas. Kebutuhan sumber daya mencakup manajemen representative, pengendali dokumen, serta Tim ISO khusus. 

Semuanya akan secara bersama-sama dan berkaitan dalam menyiapkan, menerapkan, serta mengembangkan sistem manajemen mutu yang ada di perusahaan.

1. Memberikan waktu khusus bagi tim ISO untuk melakukan koordinasi setidaknya selama 2 jam dalam sehari. Jika diakumulasi, total waktu menjadi sehari dalam seminggu pada 3 bulan pertama pembentukan.
2. Menyediakan alokasi dana yang kemungkinan akan dibutuhkan guna pelatihan, konsultasi, dan proses sertifikasi.
3. Tim yang dibentuk sebaiknya terdiri dari 2 orang yang menjadi perwakilan dari setiap divisi. Baik pada level bawah atau pada level top manajemen sekalipun. Kemudian dilakukan penunjukan management representative yang mengepalai tim khusus ini. 

Sebaiknya memilih karyawan yang memang paling mengerti tentang bisnis proses di perusahaan dan sudah senior sehingga semua pihak memiliki rasa segan.

1. Membuat planning untuk kegiatan training. Semua karyawan di perusahaan berhak mendapatkan kesempatan untuk mengetahui secara menyeluruh mengenai sertifikasi ISO. Sehingga mereka lebih dapat bekerja sama dalam menyukseskan hal ini. 

Training juga menjadi salah satu kegiatan yang wajib didokumentasikan untuk keperluan audit. Jangan sampai salah memilih lembaga training, pilihlah yang memang sudah berpengalaman.

1. Membandingkan Sistem Manajemen Mutu yang sudah ada di perusahaan dengan standarisasi yang dibuat ISO 9001:2015. Kemudian mulai melakukan penyesuaian.
2. Melakukan perumusan prosedur dasar tentang ISO 9001 yang mencakup pengendalian dokumen, prosedur pengendalian mutu, pengendalian produk, adanya tindakan perbaikan, serta pencegahan. Tidak lupa juga prosedur audit internal dan adanya rapat peninjauan manajemen.
3. Merumuskan prosedur kerja bagi setiap divisi yang ada. Setiap proses kegiatan harus dikontrol dengan sebaik mungkin dan membuat SOP yang paling sesuai. Contohnya SOP Penerimaan Karyawan, SOP perencanaan Produksi, SOP Penyimpanan Barang, SOP Survey Kepuasan Konsumen, dan masih banyak lainnya.
4. Jika mendapati proses dari Sistem Manajemen Mutu yang dianggap terlalu rumit, maka perusahaan bisa melengkapi panduan dengan ilustrasi atau gambar. Akan dibuat juga sebuah instruksi kerja yang dapat memudahkan siapa saja.
5. Anda bisa membuat form untuk setiap prosedur kerja yang sudah dijalankan. Form itu yang akan menjadi rekam dokumentasi dan membuktikan bahwa kegiatan sesuai ISO 9001 sudah diterapkan. Misalnya adanya form penerimaan barang. Form purchasing, form evaluasi karyawan dan banyak lainnya.
6. Sebaiknya Anda juga membuat panduan yang merupakan buku pedoman mutu. Isinya adalah pedoman dalam penerapan ISO 9001 di perusahaan Anda.
7. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9011, pada setiap 3 bulan sekali harus dievaluasi dan dikembangkan lagi. Seluruh karyawan juga harus dipastikan memahami setiap standar yang sudah ditetapkan ini.
8. Melaksanakan training untuk persiapan audit internal sertifikasi ISO 9001. Jangan lupa untuk melakukan kerja sama dengan tim training khusus.
9. Melaksanakan proses audit internal pertama yang mengaudit semua kinerja divisi pada perusahaan. Di situ akan diperiksa hal-hal yang sesuai atau tidak sesuai di perusahaan. Dicocokkan dengan standar ISO 9001:2015 apakah sudah sesuai kebijakan dan prosedur atau belum.
10. Jangan sampai terlewat untuk menghubungi badan sertifikasi ISO 9001 yang sudah terakreditasi PECB. Waktu menghubunginya minimal satu bulan sebelum pelaksanaan jadwal audit.
11. Melaksanakan rapat tinjauan manajemen yang dipimpin oleh top manajemen. Tujuannya untuk memastikan bahwa persyaratan ISO 9001 sudah sesuai dengan standar dan sudah benar-benar diimplementasikan oleh perusahaan.
12. Lembaga sertifikasi ISO pun akan melangsungkan audit perusahaan Anda dalam 2 tahapan. Tahapan pertama adalah initial audit, sementara tahapan berikutnya ada main audit. Maka, Anda harus memastikan bahwa tim ISO perusahaan benar-benar siap.
13. Jika Anda dinyatakan lolos audit, maka Anda akan mendapatkan sertifikasi tersebut. Anda pun bisa menampilkan logo sertifikasi pada kartu nama, kop surat, produk dan segalanya yang perusahaan Anda keluarkan.

Demikian mengenai sertifikasi ISO 9001 yang bisa Anda ketahui. Untuk mempermudah proses sertifikasi ini, Anda bisa bekerja sama dengan Mutu International. Mulai dari sektor industri, manufaktur, logistic, public, pelayanan, konstruksi, perikanan, energi dan banyak lainnya.

Kami melayani berbagai jasa pengujian, inspeksi, dan sertifikasi untuk berbagai macam industri. Tim ahli kami yang didukung oleh pengalaman selama lebih dari 30 tahun, bekerja untuk mengidentifikasi masalah dan menyarankan solusi yang sesuai, guna meningkatkan kinerja perusahaan Anda secara efektif dan efisien.

Silahkan hubungi MUTU International melalui E-Mail: [email protected], Telepon: (62-21) 8740202 atau kolom Chat box yang tersedia. Hubungi MUTU International sekarang juga. Follow juga seluruh akun sosial media MUTU International di Instagram, Facebook, Linkedin, Tiktok, Twitter , Youtube dan Podcast #AyoMelekMUTU untuk update informasi menarik lainnya.