06 Apr Mengenal Audit SMK3, Jenis, dan Fungsinya

Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) dilakukan agar menjamin keselamatan dan keamanan para pegawai dari risiko kecelakaan kerja atau penyakit akibat kerja. Dalam implementasinya perusahaan perlu mengadakan audit SMK3.

Audit sistem manajemen K3 sendiri merupakan pemeriksaan yang dilakukan secara sistematis. Penilaian untuk memastikan pemenuhan kriteria dalam penerapan SMK3 di suatu perusahaan. Proses audit ini dilakukan secara independen, agar pengukuran hasil dan efektivitas dari setiap kegiatan atau program K3 jadi lebih objektif.

Berhasil atau kurang optimalnya pengaplikasian program K3 dapat diketahui melalui proses audit. Kali ini akan dibahas lebih lengkap namun tetap ringkas, mengenai fungsi audit dalam SMK3, jenis audit dalam K3, dan perbedaanya dengan inspeksi K3.

Jenis Audit SMK3

Terdapat dua jenis audit sistem manajemen K3, yaitu audit internal dan eksternal. Masing-masing memiliki perbedaan yang signifikan. Berikut ini penjelasannya:

1. Audit Internal

Audit internal merupakan proses penilaian yang diadakan oleh internal perusahaan. Tujuannya untuk menilai sejauh mana efektivitas penerapan SMK3 di perusahaan. Kegiatan audit ini  dilakukan oleh personil kompeten dan terlatih yang telah ditugaskan.

Petugas audit juga harus independen dari bagian yang akan diaudit. Jadi tidak bisa dilakukan oleh personil yang masih memiliki hubungan kerja dengan bagian yang hendak diperiksa. Sehingga setiap bagian di perusahaan bisa memperoleh hasil pemeriksaan yang objektif dan relevan. 

Audit SMK3 internal dikerjakan oleh tim audit yang terdiri dari ketua tim, sekretaris, anggota tetap dan anggota tidak tetap. Untuk anggota tetap perusahaan dapat menunjuk pegawai yang bekerja dan memiliki keahlian dalam bidang engineering, maintenance, operasi, dan K3. 

Jumlah keseluruhan tim audit ini harus ganjil dan tidak lebih dari 7 orang. Pembatasan jumlah anggota dan harus dibuat ganjil ini bertujuan agar proses kerja tim lebih efektif. Nantinya hasil dari audit akan menjadi masukan kepada pihak manajemen, untuk meningkatkan kinerja program K3.

Audit internal ini perlu dilakukan secara berkala. Idealnya dilakukan sebanyak dua kali dalam satu tahun. Namun frekuensi audit sebaiknya tetap disesuaikan dengan peninjauan ulang dari hasil audit internal sebelumnya. Serta mempertimbangkan penanganan risiko kecelakaan kerja yang perlu segera ditindak lanjuti. 

2. Audit Eksternal

Sedangkan audit eksternal untuk sistem manajemen K3, merupakan audit SMK3 yang dilakukan oleh lembaga audit di luar perusahaan. 

Lembaga audit akan melakukan penilaian terkait penerapan SMK3 secara menyeluruh. Nantinya perusahaan bisa mendapatkan pengakuan pemerintah yang dibuktikan dengan sertifikat SMK3.

Audit eksternal ini wajib dilaksanakan oleh setiap perusahaan. Khususnya bagi perusahaan yang memiliki risiko bahaya kecelakaan kerja yang tinggi. Misalnya usaha yang bergerak dalam minyak, gas bumi, dan pertambangan. 

Hasil dari audit menjadi bahan evaluasi untuk melakukan upaya peningkatan program K3. Sehingga perusahaan dapat meminimalisir risiko kecelakaan kerja terhadap pegawai.

Kriteria Penilaian Sistem Manajemen K3

Dalam proses penilaian SMK3, lembaga audit yang independen akan memastikan beberapa poin kriteria, meliputi:

a. Pembangunan dan Pelaksanaan Komitmen

Mulai dari tersedianya kebijakan K3 yang telah disusun, penunjukan penanggung jawab untuk K3, dan terdapat tinjauan sebelumnya. Kemudian pelaksanaanya sudah melibatkan tenaga kerja. 

b. Pembuatan Rencana K3 dan Pendokumentasian 

Memastikan bahwa rencana K3 telah disusun dengan sistematis. Serta terdapat pendokumentasian yang lengkap, rapi, dan terorganisir.

c. Pengendalian Perancangan dan Peninjauan Kontrak

Perancangan atau modifikasi dalam proses produksi yang terdapat implikasi dengan K3, telah diidentifikasi risiko bahayanya. Sedangkan peninjauan kontrak yaitu berkaitan dengan aktivitas pemasokan barang maupun jasa yang harus  memenuhi persyaratan keamanan.

d. Pengendalian Dokumen

Dokumentasi seringkali tidak diprioritaskan atau malah terlupakan. Padahal pengedalian dokumen K3 ini penting dalam penerapan SMK3. Setiap dokumen harus terarsip dengan baik dan sistematis. 

e. Pembelian dan Pengendalian Produk

Terdapat prosedur yang dapat menjamin keamanan produk. Mulai dari memastikan spesifikasi dalam pemberian barang atau jasa. Kemudian perusahaan juga perlu melakukan verifikasi, pasokan barang ke pelanggan, dan mampu telusur produk. 

f. Bekerja dengan Aman Berdasarkan SMK3

Audit SMK3  juga akan menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan berdasarkan SMK3 atau belum. Tim audit akan menilai sistem kerja, seleksi serta penempatan karyawan, dan kesiapan pegawai dalam menangani keadaan darurat 

g. Standar Pemantauan

Tim audit akan meninjau standar pemantauan meliputi pemeriksaan bahaya, pemantauan lingkungan kerja, pemantauan kesehatan tenaga kerja dan lain sebagainya. 

h. Pelaporan dan Perbaikan Aspek yang Kurang

Tim audit akan memberikan tersedia atau tidaknya prosedur pelaporan untuk bahaya dan kecelakaan. 

i. Pengelolaan Material dan Prosedur Perpindahannya

Terdapat prosedur untuk menangani bahan berbahaya secara manual maupun mekanis. Serta metode  pencegahan dari risiko kebocoran, tumpah, atau kerusakan

j. Pengumpulan dan Penggunaan Data

Kriteria ini melihat terorganisirnya catatan K3 serta data maupun laporan K3. 

k. Pemeriksaan SMK3

Tim dari lembaga audit independen akan memeriksa ada atau tidaknya kegiatan audit internal SMK3, secara berkala. 

l. Pengembangan Keterampilan dan Kemampuan

Terdapat pelatihan K3 dan pengembangan keterampilan untuk tenaga kerja berkaitan dengan keselamatan di lingkungan kerja. Termasuk pelatihan pada jajaran manajemen.

Fungsi Audit SMK3

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), audit salah satunya diartikan sebagai pemeriksaan bisa terhadap peralatan, program, aktivitas, maupun prosedur, untuk memastikan efisiensinya. Tidak jauh berbeda dengan audit dalam SMK3 tujuan dan fungsinya sama. Namun secara lebih rinci, fungsi dari audit SMK3 adalah:

• Meninjau dan memverifikasi apakah penerapan kebijakan berjalan dengan efektif atau belum
• Audit bisa menjadi alat yang dipakai untuk penilaian kesesuaian (conformity assessment). Misalnya seperti sertifikasi atau akreditasi. 
• Audit juga dapat menjadi management tool atau alat manajemen

Perbedaan Audit SMK3 dan Inspeksi K3

Inspeksi juga memiliki arti pemeriksaan. Namun inspeksi program K3 berbeda dengan audit sistem manajemen K3.  Perbedaanya yaitu ada pada beberapa hal di bawah ini:

• Audit sistem manajemen K3 diadakan untuk mengukur efektif atau tidaknya pelaksanaan sistem K3. Sedangkan inspeksi lebih kepada menemukan kesesuaian di antara banyak objek.
• Karena hal yang diperiksa berbeda maka adit sistem manajemen K3 lebih fokus kepada sistem yang dibangun. Sedangkan inspeksi ke suatu objek
• Inspeksi K3 penekanannya da pada hasil akhir. Berbeda dengan audit penekanannya ada pada proses
• Jika dilihat dari segi metode yang dilakukan, inspeksi K3 melakukannya dengan cara metode pengujian hal-hal teknis dengan mendetail. Sedangkan audit untuk SMK3 menerapkan metode tinjauan ulang, observasi, dan verifikasi
• Audit sistem manajemen K3 dilakukan untuk kebutuhan jangka panjang. Sedangkan inspeksi K3 fokusnya lebih ke jangka pendek. 

Audit SMK3 merupakan proses pemeriksaan yang wajib dijalani oleh setiap perusahaan. Selain rutin melakukan audit secara internal, perusahaan juga harus mengadakan audit eksternal yang dilakukan oleh lembaga independen. 

Apabila perusahaan Anda sudah menerapkan program K3, namun dirasa belum optimal, Anda bisa melakukan sertifikasi SMK3 di Mutu International. Ini adalah lembaga audit dan sertifikasi yang telah mendapatkan izin untuk menerbitkan sertifikat SMK3 bagi perusahaan yang berhasil menerapkan sistem manajemen K3. 

Sertifikasi adalah hasil akhir dari audit. Selama proses pemeriksaan perusahaan akan mendapatkan timbal balik yang komprehensif agar mampu meningkatkan penerapan SMK3 dan memberikan jaminan perlindungan yang sudah menjadi hak setiap pekerja.

Dengan pengalaman lebih dari 30 tahun dalam bidang Pengujian, Inspeksi, dan Sertifikasi, serta menjadi mitra terpercaya bagi lebih dari 3.000 perusahaan, tim tenaga ahli profesional Mutu International siap membantu perusahaan Anda. Sertifikasi dari Mutu Certification tidak perlu diragukan.

Silahkan hubungi MUTU International melalui E-Mail: [email protected], Telepon: (62-21) 8740202 atau kolom Chat box yang tersedia. Hubungi MUTU International sekarang juga. Follow juga seluruh akun sosial media MUTU International di Instagram, Facebook, Linkedin, Tiktok, Twitter , Youtube dan Podcast #AyoMelekMUTU untuk update informasi menarik lainnya.