17 Jan Beginilah Cara Pengajuan Sertifikasi ISPO

Di Indonesia, definisi, prinsip, kriteria, hingga tata cara pengajuan sertifikasi ISPO telah diatur secara rinci di dalam peraturan perundang-undangan. Saat ini, dasar hukum terbaru terkait sertifikasi ISPO adalah Peraturan Presiden No. 44 Tahun 2020 dan Permentan No. 38 Tahun 2020.

Sementara itu, definisi dari ISPO (Indonesian Sustainable Palm Oil) sendiri adalah sebuah sistem usaha perkebunan sawit yang layak ekonomi, sosial budaya, dan ramah lingkungan. Sedangkan sertifikasi ISPO adalah suatu rangkaian kegiatan penilaian kesesuaian terhadap usaha perkebunan kelapa sawit yang telah memenuhi prinsip dan kriteria ISPO.

Syarat Pengajuan Sertifikasi ISPO bagi Pelaku Usaha Sawit

Sertifikasi ISPO diberlakukan secara wajib terhadap setiap usaha perkebunan kelapa sawit, yang meliputi kategori sebagai berikut:

• Usaha budidaya tanaman perkebunan kelapa sawit
• Usaha pengolahan hasil dari perkebunan kelapa sawit
• Integrasi antara usaha budidaya tanaman perkebunan kelapa sawit dan pengolahannya

Menurut dasar hukum yang berlaku, pelaku usaha kelapa sawit di Indonesia terdiri atas perusahaan perkebunan kelapa sawit dan pihak pekebun atau petani sawit. Masing-masing wajib memenuhi persyaratan tertentu untuk bisa memperoleh sertifikasi ISPO.

Syarat Pengajuan bagi Perusahaan Sawit

Menurut Permentan No. 38 Tahun 2020, perusahaan perkebunan wajib melakukan pengajuan sertifikasi ISPO dengan ketentuan melampirkan persyaratan administratif berikut:

1. Izin usaha perkebunan
2. Bukti kepemilikan hak atas tanah
3. Izin lingkungan
4. Penetapan kelas kebun dari pemberi izin usaha perkebunan (meliputi kelas kebun I, II, atau III)

Selain syarat administratif berupa 4 dokumen di atas, perusahaan perkebunan juga wajib memiliki auditor internal yang paham prinsip dan kriteria ISPO. Pemahaman ini bisa diperoleh melalui pelatihan ISPO dari oleh lembaga pelatihan.

Syarat Pengajuan bagi Pekebun Sawit

Merangkum dari Permentan No. 38 Tahun 2020, pekebun atau petani sawit wajib melakukan pengajuan sertifikasi ISPO dengan ketentuan melampirkan persyaratan administratif berikut:

1. Surat Tanda Daftar Usaha Perkebunan (STDB)
2. Bukti kepemilikan hak atas tanah
3. Surat Pernyataan Pengelolaan Lingkungan (SPPL)

Khusus pekebun sawit, pengajuan dapat dilakukan oleh pekebun secara perseorangan maupun secara berkelompok. Kelompok yang dimaksud bisa berupa kelompok pekebun, gabungan kelompok pekebun, koperasi, atau kelembagaan ekonomi pekebun lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Jika diajukan dalam bentuk kelompok, maka kelompok tersebut wajib dilengkapi Tim Sistem Kendali Internal (Internal Control System/ICS) yang bertanggung jawab atas penerapan ISPO. Untuk memahami prinsip dan kriterianya, Tim ICS bisa memperoleh pelatihan ISPO dari lembaga terkait.

Tata Cara Pengajuan Sertifikasi ISPO bagi Pelaku Usaha Sawit

Sebagaimana syarat di atas, tata cara pengajuan sertifikasi ISPO juga diatur di dalam Permentan No. 38 Tahun 2020. Baik pihak perusahaan perkebunan maupun pekebun sawit memiliki tata cara pengajuan berbeda, namun rangkuman prosedur umumnya adalah sebagai berikut:

Pengajuan Permohonan Sertifikasi

Tahap pertama yaitu pengajuan permohonan sertifikasi ISPO oleh pelaku usaha (perusahaan perkebunan atau pekebun) kepada Lembaga Sertifikasi (LS) ISPO. LS ISPO merupakan lembaga penilaian kesesuaian independen yang melakukan sertifikasi serta menerbitkan sertifikat ISPO.

Menurut Perpres No. 44 Tahun 2020, lembaga sertifikasi ISPO yang dimaksud wajib memenuhi ketentuan berikut:

• Terakreditasi oleh KAN sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang standardisasi dan penilaian kesesuaian.
• Terdaftar pada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perkebunan.

Verifikasi Dokumen Persyaratan

Dalam melakukan pengajuan sertifikasi ISPO, permohonannya harus disertai dengan lampiran persyaratan sesuai rincian pada pembahasan sebelumnya. Setelah persyaratan dilengkapi, LS ISPO akan melakukan verifikasi.

Apabila pemohon tidak memenuhi persyaratan sesuai ketentuan, maka permohonan akan ditolak dan dikembalikan pada pemohon. Adapun jika hasil verifikasi sudah memenuhi syarat, maka prosesnya akan dilanjutkan dengan pembuatan perjanjian antara pemohon dengan LS.

Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian Sertifikasi

Apabila hasil verifikasi telah memenuhi persyaratan, tahap pengajuan sertifikasi ISPO dilanjutkan dengan pembuatan perjanjian sertifikasi. Perjanjian tersebut dilakukan antara pemohon dengan LS ISPO terkait.

Apabila antara pemohon dan LS ISPO tidak mencapai kesepakatan, maka permohonan dianggap ditarik kembali oleh pemohon. Sedangkan jika perjanjian telah mencapai kesepakatan, maka dilanjutkan dengan proses penandatanganan perjanjian sertifikasi ISPO yang isinya wajib memuat hal-hal sebagai berikut:

• Hak serta kewajiban
• Rencana sertifikasi
• Penilikan
• Jangka waktu perjanjian
• Perubahan aturan pembekuan serta penghentian sertifikasi
• Perselisihan
• Keadaan darurat

Audit ISPO oleh Lembaga Sertifikasi

Setelah penandatanganan perjanjian sertifikasi, maka tahap pengajuan sertifikasi ISPO selanjutnya adalah audit. LS ISPO wajib melakukan audit terhadap pemohon sebanyak 2 kali, yaitu audit tahap 1 dan audit tahap 2.

Audit tahap 1 harus dilakukan dalam jangka waktu paling lama 3 bulan setelah penandatanganan perjanjian sertifikasi, dan meliputi penilaian terhadap:

• Tinjauan kelengkapan serta kebenaran dokumen legalitas
• Sampel kebun dan usaha pengolahan yang nantinya akan dinilai pada audit tahap 2
• Titik kritis dari kebun serta usaha pengolahan, seperti kebun dengan kawasan lindung, tempat penyimpanan limbah B3, dan kebun dengan kemiringan lahan tertentu
• Para pihak atau pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber audit

Apabila hasil audit tahap 1 telah memenuhi, maka dilanjutkan dengan audit tahap 2 yang meliputi penilaian terhadap:

• Seluruh dokumen yang akan digunakan oleh pemohon
• Penerapan prinsip dan kriteria ISPO di kebun serta usaha pengolahan
• Kompetensi dari petugas atau karyawan yang terlibat
• Konfirmasi penerapan prinsip dan kriteria ISPO kepada para pihak/pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber audit

Audit adalah salah satu tahap pengajuan sertifikasi ISPO yang paling penting. Jika tidak memenuhi ketentuan penilaian saat audit, maka pelaku usaha akan diberi kesempatan perbaikan selama maksimal 6 bulan. Jika tidak dilakukan, maka proses audit maupun permohonan sertifikasi akan dihentikan.

Pengambilan Keputusan dan Penerbitan Sertifikat

Berdasarkan laporan hasil audit tahap 1 dan 2, LS ISPO kemudian akan melakukan pengambilan keputusan dengan jangka waktu paling lama 1 bulan setelah itu. Pengambilan keputusan dapat berupa pemberian sertifikat ISPO maupun penolakan.

Jika ditolak, permohonan akan dikembalikan kepada pemohon disertai dengan alasan penolakan. Sedangkan jika diterima, maka LS ISPO akan menerbitkan sertifikat ISPO yang berlaku selama 5 tahun dan wajib diperpanjang kembali setelah masanya habis.

Baca juga: Kriteria dan Prinsip ISPO Bagi Pelaku Usaha Sawit

Hasil Penerbitan Sertifikat ISPO

Setelah melalui 5 tahap pengajuan sertifikasi ISPO di atas, maka pemohon sudah bisa memperoleh sertifikat ISPO yang diterbitkan oleh LS. Sertifikat tersebut paling sedikit harus menginformasikan poin-poin berikut:

1. Nama dan alamat pelaku usaha kelapa sawit
2. Lokasi, titik koordinat lokasi, luas kebun, produktivitas, dan rincian total produksi dari unit tersertifikasi
3. Nomor registrasi dari sertifikat ISPO
4. Nama dan alamat LS ISPO yang melakukan sertifikasi
5. Tanggal penerbitan dan tanggal berakhirnya sertifikat
6. Logo KAN dan nomor akreditasi LS ISPO yang melakukan sertifikasi
7. Model rantai pasok bahan baku tandan buah segar (TBS)
8. Logo ISPO

Di Indonesia, tidak semua lembaga penilai kesesuaian dapat menerbitkan dan melakukan sertifikasi ISPO. Sejauh ini, baru ada 15 LS di Indonesia yang telah terakreditasi KAN dan berhak memberikan layanan sertifikasi.

MUTU International adalah LS ISPO Pertama di Indonesia yang ditunjuk oleh Kementerian Pertanian RI dan Komisi ISPO. Dalam melakukan sertifikasi, MUTU International didukung oleh fasilitas laboratorium independen yang sudah terakreditasi ISO 17025. Jadi, Anda dapat mempercayakan sertifikasi ISPO Anda kepada MUTU International.

Referensi:

https://www.transtrapermada.com/wp-content/uploads/2021/05/Permentan-RI-38-Tahun-2020.pdf (Permentan No. 38 Tahun 2020)

https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/134802/perpres-no-44-tahun-2020 (Perpres No. 44 Tahun 2020)