06 Jun Memahami ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan Terupdate

ISO 37001 merupakan salah satu sertifikasi yang diwajibkan oleh pemerintah. Terutama bagi perusahaan dengan status Badan Usaha Milik Negara. Standar nasional ini ditetapkan sejak 2016 untuk mengatur Sistem Manajemen Anti Penyuapan atau SMAP. 

Urgensi dirilisnya standar ini guna menghapus aktivitas suap di lingkungan perusahaan. Sebab kegiatan suap merupakan aktivitas yang merugikan. Suap sendiri berarti memberikan uang, barang atau hal lainnya kepada pihak berwenang agar memudahkan urusan si pemberi. 

Kemudahan-kemudahan itu akan diberikan pihak penerima suap melalui penyalahgunaan wewenang atau kebijakannya.

Kegiatan demikian hanya akan merampas hak-hak yang seharusnya didapatkan oleh yang berhak. Jika dibiarkan begitu saja, maka bisa menggilas keadilan dan menimbulkan tidak sehatnya sistem di perusahaan.

Mengenal ISO 37001:2016

ISO SMAP 37001 ini merupakan adopsi yang dilakukan oleh Badan Standarisasi Nasional (BSN) dari ISO Anti-Bribery Management System yang banyak diterapkan di dunia. Sistem adopsi ini sudah disesuaikan agar ISO ini bisa diterapkan di seluruh perusahaan atau organisasi yang ada di Indonesia. 

Semua perusahaan, baik swasta atapun BUMN bisa menerapkan standarisasi ini agar terhindar dari praktik korupsi. Tidak bisa dipungkiri bahwa korupsi bisa berawal dari aktivitas suap yang dilanggengkan di perusahaan.

Definisi suap sendiri merupakan upaya dalam memberikan atau meminta keuntungan yang tidak seharusnya baik dalam bentuk finansial maupun non finansial. Dilakukannya pun bisa secara langsung ataupun tidak langsung. 

Tindakan tersebut sudah jelas melanggar perundang-undangan, sebab berpotensi untuk adanya penyelewengan wewenang dan kebijakan. Berikut ini adalah beberapa contoh praktik suap yang kerap terjadi di Indonesia:

• Menerima atau memberi uang pelicin sebagai bentuk dorongan agar dapat diperlancar urusannya tanpa perlu mematuhi prosedur yang seharusnya.
• Menerima atau memberi hadiah, imbalan, pinjaman dan sejenisnya agar pihak tertentu bisa melakukan aktivitas yang tidak wajar, melanggar kepercayaan, serta melanggar etika bisnis.
• Memberikan uang dalam besaran nominal tertentu dengan tujuan percepatan saat memproses izin, tender, pemasokan barang atau jasa, mendapat bocoran informasi internal, dan lain-lain. Dengan begitu, bisa membuat adanya persaingan yang tidak sehat di ranah bisnis.

Berikut ini adalah isi bahasan yang ada di dalam SNI ISO 37001:

• Penyuapan di berbagai sektor perusahaan baik publik, swasta, ataupun organisasi nirlaba.
• Aktivitas penyuapan di organisasi.
• Kegiatan penyuapan yang dilakukan anggota organisasi dan atas nama organisasi ataupun demi keuntungan organisasi.
• Aktivitas suap yang dilakukan mitra bisnis dengan mengatasnamakan organisasi demi memperoleh keuntungan.
• Melakukan suap kepada organisasi.
• Melakukan aktivitas suap ke mitra bisnis demi keuntungan organisasi.
• Melakukan aktivitas suap baik secara langsung maupun tak langsung (melalui pihak ketiga).

Manfaat Penerapan ISO 37001 Bagi Perusahaan

Sebagaimana mengacu pada INPRES Nomor 10 Tahun 2016, bahwa BSN telah menetapkan SNI ISO-37001 SMAP agar dapat menjadi acuan bagi organisasi atau perusahaan dalam melakukan pengendalian kegiatan penyuapan. 

Pengendalian tersebut dilakukan dengan mencegah, mendeteksi, melaporkan dan menangani praktik penyuapan. Berikut ini adalah manfaat utama yang bisa didapatkan perusahaan dengan penerapan ISO SMAP.

1. Meningkatkan dan Menguatkan Sistem Manajemen Organisasi

Salah satu manfaat yang bisa didapatkan perusahaan dengan menerapkan ISO SMAP adalah peningkatan pada sistem manajemen organisasi. Perusahaan-perusahaan yang sudah menerapkan sertifikasi ini memiliki kemampuan yang lebih baik dalam mengatasi mitigasi penyuapan.

Dengan begitu, sistem manajemen organisasi juga akan meningkat baik dari segi internal maupun eksternal. Hal itu akan berdampak pada efisiensi biaya, serta perusahaan bisa terhindar dari jerat masalah hukum. Maka, konflik kepentingan juga jadi lebih terkontrol.

2. Patuh Pada Peraturan Perundang-Undangan

Sudah jelas dalam aturan perundang-undangan Indonesia, bahwasanya praktik suap adalah salah satu bentuk korupsi. Hal itu berarti melakukan penyuapan sama dengan melakukan pelanggaran hukum. 

Maka, siapa saja yang terlibat dalam kegiatan suap-menyuap akan ditindak oleh hukum dan pihak berwajib.

Memiliki sertifikasi ISO ini memang tidak lantas menghilangkan praktek penyuapan, apalagi lantas membuat perusahaan jadi benar-benar bersih. Tapi setidaknya dengan komitmen dan konsisten menerapkan standarisasi SMAP tersebut, urusan hukum terkait penyuapan bisa diminimalisir. 

Dengan begitu, bukan tidak mungkin bagi sebuah perusahaan untuk jadi benar-benar bersih jika seluruh lapisan organisasi bekerja sama.

4. Sebagai Pemantau dan Pengelola Risiko Organisas dan Jaringan Rantai Pasokan

Seluruh pihak yang terkait dengan perusahaan, baik itu internal maupun para stakeholder harus bekerja sama dalam penerapan ISO SMAP. Dengan begitu, pengelolaan dan pemantauan akan adanya risiko suap bisa diatasi. Sebab hal ini juga akan memiliki kaitan dengan jaringan rantai pasokan.

Hal yang demikian akan membuat perusahaan turut berpartisipasi aktif berperan dalam pencegahan adanya kasus suap di Indonesia. Hal ini dapat membuat perusahaan lain juga terus terdorong untuk turut serta dalam meminimalisir aktivitas suap yang ada di Indonesia.

5. Menilai Bentuk Komitmen Seluruh Stakeholder

Selanjutnya, manfaat terakhir yang bisa didapatkan perusahaan adalah sebagai penilaian terhadap mitra, pemasok, agen, subkontraktor, dan lain-lain. Penilaian ini terkait dengan komitmen mereka dalam menjalin kerjasama yang sehat.

Kelebihan ISO 37001 bagi Perusahaan

Berikut ini adalah kelebihan ISO jika diterapkan di perusahaan yang mana sudah tercantum dalam prinsip-prinsip penerapan SMAP.

• Menunjukkan komitmen manajerial dan pemangku kepentingan di perusahaan agar senantiasa melakukan kegiatan anti suap. Hal ini ditujukan untuk kegiatan internal maupun eksternal perusahaan. 
• Dengan prosedur yang sangat jelas, didukung dengan kebijakan yang tertulis. Membuat standarisasi ini mudah diikuti oleh seluruh pimpinan perusahaan. Dengan begitu, mereka juga dapat berpartisipasi aktif dalam seluruh upaya baik yang berkaitan dengan aktivitas anti suap di perusahaan.
• Perusahaan bisa melakukan penilaian risiko suap agar bisa melakukan kontrol dan mengatasi dampak-dampak yang mungkin akan muncul. Hal ini menjadi salah satu kelebihan ISO 37001.
• Motivasi yang tinggi agar dapat melaksanakan uji tuntas untuk pihak-pihak yang memang masih berhubungan dan berkepentingan dengan perusahaan. Tidak terkecuali juga para mitra ataupun pihak ketiga eksternal. Uji tuntas dimaksudkan agar dapat mengetahui penilaian terhadap resiko suap. Dengan begitu, nanti akan muncul daftar mitra yang resikonya tinggi hingga rendah.
• Penunjang adanya hubungan atau komunikasi yang baik antara perusahaan dengan semua pihak. Sebab, SNI 37001 ini didukung oleh standar komunikasi yang baik dengan tujuan memperbaiki sistem yang sudah diterapkan.
• Kelebihan lainnya adalah ISO ini tidak cuma memberikan pengaturan pada SMAP saja, Namun juga memberikan dorongan agar terdapat upaya-upaya lanjutan dalam perbaikan sistem jika memang diperlukan di perusahaan.

Perhatikan Hal-hal Ini untuk Penerapan ISO 37001

Dalam mengimplementasikan standarisasi SMAP ini, perusahaan perlu memperhatikan hal-hal di bawah ini.

• Pengimplementasian SMAP bisa dilakukan dengan fleksibel. Diberikan kebebasan pada perusahaan dalam memilih serta membentuk sistem manajemen. Sistemnya boleh dibuat secara terpisah atau masih diintegrasikan dengan sistem manajemen organisasi. 

Hal lain yang menjadi pertimbangan dalam penerapan SMAP adalah terkait sistem manajemen mutu, lingkungan, keamanan informasi.

• Untuk bisa sukses menerapkan SMAP diperlukan partisipasi aktif dari seluruh komponen atau elemen perusahaan. Sehingga dapat saling bekerja sama secara berkelanjutan. Pada setiap unit dan divisi diberikan tanggung jawab untuk menerapkan dan melakukan pengelolaan program SMAP. 

Selain itu, setiap anggota di perusahaan bertanggung jawab untuk mematuhi kebijakan-kebijakan anti suap. Mereka juga berhak mendapatkan pelatihan untuk kegiatan tersebut.

• Terdapat 4 prinsip yang harus dijalankan dalam menerapkan sistem yang anti suap di perusahaan. Di antaranya adalah no bribery atau tidak memberi atau menerima suap, no kickback atau tidak menerima atau memberi imbalan, no gift atau tidak memberi dan menerima hadiah, no luxurious hospitality atau tidak menerima jamuan mewah.
• Saluran komunikasi yang bisa perusahaan memanfaatkan dengan maksimal jika ada pelaporan aktivitas suap. Ada baiknya menyediakan hotline atau saluran komunikasi khusus agar seluruh pihak dapat melapor dengan aman dan nyaman.
• Sertifikasi ISO SMAP ini masa berlakunya maksimal 3 tahun. Di masa-masa tersebut, perusahaan mendapatkan pengawasan dan dipantau berkala oleh lembaga sertifikasi yang sudah terakreditasi PECB. Hal ini perlu dilakukan agar perusahaan terus berkomitmen sesuai standar.
• Dalam implementasi standar ISO ini, diperlukan adanya pengetahuan yang sesuai kapasitas dari karyawan. Untuk itu, perusahaan berkewajiban untuk memberikan pelatihan kepada seluruh karyawan.

Ketahui 7 Siklus dalam Penerapan ISO 37001

Dalam proses implementasi standar SMAP, perusahaan akan melalui siklus-siklus di bawah ini.

• Pengimplementasian standarisasi yang harus didukung oleh komitmen kuat dari para pimpinan perusahaan.
• Melakukan penunjukkan role pengawas anti korupsi dan anti suap. Hal ini bisa dilakukan penunjukkan langsung oleh perusahaan.
• Menyusun kebijakan yang orientasinya anti suap dan wajib dipatuhi oleh setiap elemen yang ada di perusahaan.
• Terdapat upaya-upaya untuk memantau, melaporkan, menyelidiki serta melakukan penilaian terhadap sistem kerja anti suap yang diterapkan perusahaan.
• Melakukan training untuk aktivitas anti suap yang wajib diikuti oleh seluruh elemen perusahaan.
• Melakukan penilaian atau audit mengenai resiko adanya suap atau korupsi pada seluruh aktivitas yang dilakukan perusahaan.
• Melakukan perbaikan sistem anti suap di perusahaan dengan berkelanjutan. Jika ada perbaikan yang diperlukan maka segera dilakukan, sebab kondisi ini akan secara terus menerus dipantau sesuai dengan keadaan lapangan yang ada di perusahaan.

Lembaga Pelatihan dan Sertifikasi ISO yang Terakreditasi PECB

Supaya implementasi standar ISO 37001 berjalan dengan lancar dan sesuai dengan acuan yang ada. Maka upaya yang dilakukan perusahaan adalah menjalin kerja sama dengan lembaga pelatihan dan sertifikasi yang tepat. 

Sebaiknya Anda memastikan bahwa lembaga tersebut telah mengantongi sertifikat PECB. PECB sendiri merupakan Professional Evaluation and Certification Board. 

Lembaga tersebut asalnya ada di Kanada yang mana berwenang dalam melakukan sertifikasi secara personal, manajemen atau produk yang sudah standar internasional. 

PECB terkenal sangat ketat dalam sistem akreditasinya. Tak mengherankan jika perusahaan atau lembaga sudah bersertifikasi PECB, maka sudah mendapatkan pengakuan internasional. 

Agar Anda bisa melakukan pelatihan ataupun proses sertifikasi SNI ISO 37001 dengan sebaik mungkin, Anda bisa bekerja sama dengan Mutu International. 

Sebagai lembaga penguji untuk inspeksi dan sertifikasi, Mutu International telah beroperasi sejak 1990 dan melayani berbagai sektor industri. Mulai dari sektor publik, pelayanan, manufaktur, logistik, swasta, nirlaba, dan lain sebagainya.

Kami melayani berbagai jasa pengujian, inspeksi, dan sertifikasi untuk berbagai macam industri. Tim ahli kami yang didukung oleh pengalaman selama lebih dari 30 tahun, bekerja untuk mengidentifikasi masalah dan menyarankan solusi yang sesuai, guna meningkatkan kinerja perusahaan Anda secara efektif dan efisien.

Silahkan hubungi MUTU International melalui E-Mail: [email protected], Telepon: (62-21) 8740202 atau kolom Chat box yang tersedia. Hubungi MUTU International sekarang juga. Follow juga seluruh akun sosial media MUTU International di Instagram, Facebook, Linkedin, Tiktok, Twitter , Youtube dan Podcast #AyoMelekMUTU untuk update informasi menarik lainnya.